قيود صندوق المصروفات النثرية: دليلك لضبط النفقات اليومية

في الشركات والمؤسسات، تكثر النفقات اليومية التي لا تستدعي إجراءات طويلة أو موافقات معقدة. وهنا يظهر دور صندوق المصروفات النثرية كحل عملي لتغطية هذه الاحتياجات السريعة.
‍

لكن، وعلى الرغم من بساطتها، فإن هذه المصروفات تحتاج إلى ضبط دقيق من خلال ما يُعرف بـ قيود صندوق المصروفات النثرية، والتي تضمن أن كل ريال يُصرف مسجل وموثق بشكل دقيق.
‍

في هذا المقال، نتعرف على معنى صندوق المصاريف النثرية، أهمية القيود المحاسبية الخاصة به، خطوات إعداد هذه القيود، وأفضل الممارسات لتنظيمها.
‍
‍

ما هو صندوق المصروفات النثرية؟
‍

صندوق المصاريف النثرية هو مبلغ نقدي صغير يتم تخصيصه لموظف محدد (غالبًا في قسم المحاسبة أو الإدارة)، بهدف تغطية النفقات اليومية البسيطة مثل:
‍

• شراء أدوات مكتبية.
• أجور التوصيل أو المواصلات.
• إصلاحات خفيفة.
• ضيافة داخلية سريعة.

يُعاد تعبئة الصندوق دوريًا بعد صرف المبلغ المخصص، بشرط تقديم مستندات إثبات المصروفات.

‍

الفرق بين المصروفات النثرية والأرصدة النقدية الحاضرة
‍

ما المقصود بـ “قيود صندوق المصروفات النثرية”؟
‍

قيود صندوق المصروفات النثرية هي القيود المحاسبية التي تُسجّل فيها كل العمليات المتعلقة بالصندوق، مثل:
‍

• إنشاء الصندوق.
• الصرف من الصندوق.
• إعادة تغذيته.
• إقفاله أو تعديله.

الهدف منها توثيق جميع الحركات المرتبطة بالصندوق وضمان الشفافية والمطابقة المالية.
‍
‍

أنواع المعاملات التي يغطيها صندوق المصروفات النثرية:
‍

تشمل هذه النفقات:
‍

• شراء أدوات مكتبية.
• أجور شحن أو توصيل.
• مصروفات ضيافة أو مشروبات.
• صيانة خفيفة للمرافق أو الأجهزة.
• رسوم خدمات طارئة.

متى نستخدم قيود صندوق المصروفات النثرية؟
‍

يتم تسجيل القيود في الحالات التالية:
‍

1. عند تأسيس الصندوق لأول مرة.
2. عند كل عملية صرف من الصندوق.
3. عند إعادة تغذية الصندوق بعد استهلاك المبلغ.
4. عند تسوية الفروقات أو الإغلاق النهائي للصندوق.

متطلبات تسجيل المصاريف النثرية محاسبيًا
‍

لضمان تسجيل سليم، يجب أن تتوفر العناصر التالية:
‍

• مستندات داعمة (مثل الفواتير أو الإيصالات).
• توقيع الموظف الذي قام بالصرف.
• تحديد الجهة أو القسم الذي صرفت لأجله النفقات.
• شرح مختصر للغرض من الصرف.
• التاريخ بدقة.
• توقيع المراجع أو المحاسب المسؤول قبل الاعتماد.

كيفية تسجيل قيد المصروفات النثرية
‍

تتم من خلال قيود يومية يسجّل فيها كل نوع من المصروفات على النحو التالي:
‍

مثال: شراء قرطاسية بـ 150 ريال

من حـ/ مصاريف أدوات مكتبية
إلى حـ/ صندوق المصروفات النثرية
‍

تسجيل البيانات وحساب المصاريف النثرية
‍

بعد تجميع الإيصالات، يتم إدخالها في نظام محاسبي أو جدول مخصص، يشمل:
‍

• رقم العملية.
• نوع المصروف.
• المبلغ.
• التاريخ.
• اسم الموظف المنفّذ.
  
  وبعد إدخال البيانات، يتم حساب مجموع المصروفات ومقارنتها بالرصيد المتبقي في الصندوق، لمعرفة هل يحتاج إلى تغذية أو لا.
  
  ‍

آلية صرف المصروفات النثرية
‍

تمر عملية الصرف بالمراحل التالية:
‍

1. طلب الصرف من الموظف.
2. اعتماد الطلب من المسؤول المباشر.
3. تقديم الإيصال أو المستند بعد الشراء.
4. تسجيل القيد المحاسبي.
5. خصم المبلغ من رصيد الصندوق.

أمثلة على قيود محاسبية لصندوق المصروفات النثرية
‍

إليك بعض الأمثلة التوضيحية لقيود الصندوق:
‍

1. عند إنشاء الصندوق لأول مرة

من حـ/ صندوق المصاريف النثرية
إلى حـ/ البنك (أو الصندوق الرئيسي)
‍

2. عند شراء أدوات مكتبية بـ 200 ريال

من حـ/ مصاريف أدوات مكتبية
إلى حـ/ صندوق المصروفات النثرية
‍

3. عند إعادة تغذية الصندوق بعد استهلاك الرصيد

من حـ/ صندوق المصروفات النثرية
إلى حـ/ البنك
‍

4. عند تسوية أو إغلاق الصندوق

من حـ/ المتنوعات أو الفروقات
إلى حـ/ صندوق المصاريف النثرية
‍

نموذج وجدول تنظيم المصروفات النثرية
‍

لتحقيق أفضل تنظيم، يُنصح باستخدام جدول يتضمن:
‍

‍

لماذا تعتبر قيود صندوق المصروفات النثرية مهمة؟
‍

1. الشفافية: تتيح معرفة من صرف ومتى ولماذا.
2. الدقة المحاسبية: تُسهم في إعداد تقارير مالية دقيقة.
3. منع الهدر: تمنع الاستخدام غير المشروع أو العشوائي للنقد.
4. التدقيق والرقابة: تسهّل عمليات الفحص الداخلي والخارجي.

تحديات إدارة قيود المصاريف النثرية يدويًا
‍

• كثرة الإيصالات الورقية وعدم تنظيمها.
• التأخير في تسجيل العمليات.
• احتمال نسيان أو فقدان مصروفات.
• صعوبة الربط بين القيد والموظف أو المهمة.

كيف يمكن تبسيط إدارة قيود صندوق المصروفات النثرية؟
‍

1. استخدام نظام رقمي

التحول من السجلات الورقية إلى الأنظمة الرقمية يُسرّع إدخال القيود ويوثقها بدقة.
‍

2. إصدار بطاقات مسبقة الدفع

بطاقات مثل التي تقدمها منصة Moola تسمح بتتبع المصروفات تلقائيًا وتسجيلها في النظام المحاسبي مباشرة.
‍

3. إعداد سياسات واضحة

تحديد من يملك الصلاحية للصرف، والحد الأقصى لكل عملية، وآلية إعادة التعبئة.
‍

كيف تساعدك Moola في إدارة صندوق المصروفات النثرية بذكاء؟
‍

توفر Moola حلاً رقميًا ذكيًا يختصر كل الخطوات التقليدية، من خلال:
‍

• بطاقات رقمية مخصصة لكل موظف أو قسم.
• ضبط حد الإنفاق حسب السياسة المعتمدة.
• ربط مباشر بين البطاقة وتطبيق موبايل يسجّل كل عملية صرف.
• تقارير تفصيلية بالوقت الفعلي تساعد في إعداد القيود المحاسبية دون تأخير.
• توفير وقت وجهد المحاسبين في جمع الفواتير وتسجيل القيود يدويًا.

قيود صندوق المصروفات النثرية هي حجر الأساس في تنظيم النفقات التشغيلية الصغيرة التي غالبًا ما تُهمل، رغم أثرها التراكمي الكبير.

ومع التوجه الرقمي الحالي، لم يعد من الضروري الاعتماد على النماذج الورقية والإجراءات اليدوية.
‍

منصات مثل Moola تمنحك حلاً مرنًا، آمنًا، وسهل الاستخدام يضعك في موقع تحكّم كامل — حتى في أصغر المصاريف.